در بحث اثربخشی سازمان باید توجه داشت که اثربخشی و اهداف سازمانی به هم کاملاً مرتبط هستند. در واقع در تعریف اثربخشی می بینیم که نیل به اهداف سازمان مورد نظر است. بنابراین، ابتدا آشنایی با هدف سازمانی ضروری است.
۲-۲-۱-۳-۱- هدف سازمانی
همۀ سازمان ها در وهله ی اول برای خدمت و تأمین نیازهای مشتریان و مردم جامعه به وجود می آیند. از این رو سازمان ها باید دقیقاً مشخص کنند که چه گروه یا گروه هایی از مردم از خدمات آنها بهره مند خواهند شد. در واقع هدف سازمانی نوعی وضعیت مطلوب و مورد نظر است که هر سازمان قصد دستیابی به آن را دارد. مثلاً در یک سازمان دولتی مانند وزارت آموزش و پرورش، هدف انجام کلیۀ اقدامات لازم در جهت آموزش دروس دورۀ ابتدایی به کودکان مدرسه است، یا هدف شرکت ایران خودرو ساخت ماشین برای گروهی از جامعه است که قدرت خریدشان محدود است. در این زمینه، نقش اصلی مدیریت ارشد هر سازمان تعیین اهداف و استراتژی سازمان و ایجاد شرایط و محیطی به منظور اجرای استراتژی، در جهت نیل به اهداف، تعیین شده است.
در بحث اثربخشی به این دلیل هدف سازمانی مطرح شد که با موضوع اثربخشی سازمان مرتبط است و این نکته از تعاریف زیر دربارۀ اثربخشی به خوبی پیداست :
بنا به عقیدۀ دفت “اثربخشی” سازمان عبارت از درجه یا میزانی است که سازمان به هدف های مورد نظر نزدیک می شود. این تعریف نشان می دهد که همۀ سازمان ها باید در مرحله ای از زمان تعیین کنند که تا چه حد در جهت نیل به اهدافشان عمل کرده اند و به آن اهداف دست یافته اند. گرچه تعریف اثربخشی جامع و ساده به نظر می رسد، در عمل می بینیم که هر یک از مکاتب مدیریت دربارۀ اثربخشی نگرش خاص خود را ارائه داده اند.
تیلور، بانی مدیریت علمی و پایه گذار مکتب کلاسیک، اعتقاد داشت که با توجه به وضعیت فنی سازمان، می توان اثربخشی را به وسیلۀ عواملی مانند به حداکثر رساندن میزان تولید، به حداقل رساندن هزینه ها و به کاربردن منافع درحد مطلوب به بالاترین میزان رساند. فایول، که در زمینۀ اصول مدیریت اولین نظریه پرداز بود، معتقد بود که اثربخشی نتیجۀ اِعمال قدرت و نظم و انضباط در داخل سازمان است که باید روشن و واضح باشند. به علاوه، به کارگیری وحدت فرماندهی و هدایت و رهبری، نظم و ترتیب، تساوی و عدالت، وجود ثبات شغلی، ابتکار و تقویت روحیۀ کارکنان است که موجب اثربخشی سازمان می شود. در مقابل نظریه پردازان مکتب کلاسیک، صاحب نظران مکتب روابط انسانی، که در رأس آنان التون مایو قرار داشت، معتقد بودند که اثربخشی در سازمان ناشی از رضایت خاطر کارکنان است که خود حاصل از توجه به نیازهای فیزیکی و روانی کارکنان است. هر قدر مدیران به برقراری روابط انسانی و تعامل بین کارکنان و مدیر بیشتر توجه کنند، بر “اثربخشی” سازمان تأثیر بهتری خواهد داشت. در واقع عوامل اجتماعی و روانشناسی محیط کار موجب روابط انسانی مؤثر می گردد. سایر متفکران مدیریت عملی، مانند آبراهام مازلو و داگلاس مک گریگور، به نیازهای انسان و نهایتاً به موضوع “خودیابی[۲۳]” توجه داشتند که در نتیجه بر احساس تعلق و تعهد، دلبستگی کارکنان به سازمان و بالاخره بر میزان اثربخشی سازمان اثر مثبت خواهد داشت.
۲-۲-۱-۴- شایستگی مدیریت و اثر بخشی
بسیاری از محققین بر این عقیده اند که وجود شایستگی های مدیران در سازمان ها یک ابزار حیاتی جهت افزایش اثربخشی است. مطالعات و تحقیقاتی که در زمینه شایستگی های مدیریتی انجام شده است دقیقاً به این مسئله توجه دارند که مدیران برای اثربخشی در انجام وظایف به چه مجموعه ای از دانش، مهارت، ویژگی های رفتاری و صفات شخصی نیاز دارند؟
چارلز ودروف[۲۴] تحقیقات متعددی در زمینه شایستگی مدیران انجام داده است وی در پایان تحقیقات خود نتیجه می گیرد: که شایستگی برای اثربخشی در انجام شغل کاربرد دارد (چارلز ودروف ،۲۰۰۴).
بویاتزیس [۲۵] یکی دیگر از پژوهشگران پیشتاز بود کسی که مخصوصاً روی اهمیت شایستگی های مدیران تمرکز کرده بود. لذا از میان ابعاد مدل مورد نظر، شش بعد، دانش و معلومات حرفه ای، مهارت ها، ویژگی های شخصیتی، نگرش و بینش را در قالب ابعاد فردی و اعتبار حرفه ای و اعتبار عمومی را در قالب ابعاد اجتماعی، مورد بررسی قرار داده است. این الگو نشان می دهد که توسعه شایستگی های مدیریتی، بهبود اثربخشی را در پی داشته و متقابلاً برای دستیابی به مدیریت اثربخش می بایستی به صورت همه جانبه ای ابعاد شایستگی مدیران را توسعه بخشید و همچنین خصوصیات مدیرانی که می توانند به معیارهای مدیریت اثربخش دست یابند “شایستگی های مدیریتی“ خوانده می شوند.
۱- دانش و معلومات حرفه ای:
دانش و معلومات زیر بنای توسعه مهارت ها، نگرش و بینش به شمار می رود ولی در بسیاری از موارد به خودی خود تاثیر چندانی در توسعه شایستگی های مدیریتی ندارد(غفاریان، ۱۳۷۹).
۲- مهارت ها :
مهارت عبارتست از توانایی پیاده کردن علم در عمل و توسعه بهبود کیفیت عملکرد را به دنبال دارد. بدون این توانایی (مهارت) در بسیاری از موارد معلومات مدیر منشأ تاثیر نخواهد بود (غفاریان، ۱۳۷۹).
۳- ویژگیهای شخصیتی[۲۶] :
شخصیت، عبارتست از مجموعه الگوهای منحصر به فرد و نسبتاً ثابت رفتاری، احساسی و فکری که انسان ها از خود بروز می دهند، شخصیت فرد مجموعه یا آمیزهای از ویژگی های روانی است که بدان طریق افراد طبقه بندی می شوند. تناسب روحی فرد با شغل وی عامل مهمی در اثربخشی به شمار می آید (احمدی،۱۳۸۲).
۴- نگرش و بینش:
ارزیابی یا برآوردی است که (به صورت مطلوب یا نامطلوب) درباره شیء، فرد، یا رویدادی صورت می گیرد. نگرش بازتابی از شیوه احساس فرد نسبت به یک چیز یا موضوع است (رابینز، ۱۳۸۴) .
۵- اعتبار حرفه ای:
قابلیت برقراری ارتباط با افراد موثر و درخواست از آنان، با احتمال زیاد پذیرش، یک دارایی نامشهود مدیریتی است. این دارایی در طول زمان شکل می گیرد و نقش مهمی در ایجاد شبکه کاری و جلب همکاری آنان در اجرای برنامه های سازمان دارد (غفاریان، ۱۳۷۹).
۶- اعتبار عمومی: اعتبار عمومی یک مدیر به جایگاه غیر حرفه ای او در اجتماع باز می گردد. واقعیت این است که زندگی کاری و عمومی یک مدیر بر یکدیگر تاثیر متقابل می گذارد و اداره این دو به صورت کاملاً منفصل از هم امکان پذیر نیست (غفاریان، ۱۳۷۹).
۲-۲-۱-۵- الگویی برای اثر بخشی
اثر بخشی برنامه های اجرایی چند بعدی است. سر جیوانی[۲۷] و همکارانش در سال ۱۹۹۲ با توجه به گستردگی اثر بخشی با مبنا قرار دادن حوزه های اصلی فعالیت ها، الگوی جامعی برای اثر بخشی ارائه کرده اند. در یک سطح پایه ای، سازمان ها درگیر فعالیت های اساسی مشابهی هستند که بیانگر الزامات بقا و رشد سیستم های مذکور هستند. این فعالیت ها عبارتند از :
۱- دستیابی به اهداف سازمانی
۲- حفظ الگوی فرهنگی
۳- حفظ یکپارچگی سیستم سازمانی
۴- انطباق با نیروهای موجود در محیط بیرونی
اثر بخشی و موفقیت هر برنامه مستلزم اعمال کارکردهای مدیریتی بر این فعالیت هاست. یک کارکرد ممکن است شامل برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل، هماهنگی، ارتباطات و … شود که این فعالیت ها را به سمت نتایج مورد نظر جهت می دهد. در اینجا هر یک از فعالیت های اساسی را توضیح می دهیم.
۱- دستیابی به اهدف سازمانی
دستیابی به هدف بیانگر مسئولیت های اداری است یعنی تعریف اهداف . بسیج منابع  برای دستیابی به آنهاست، در این حوزه به خاطر خاصیت مشاهده پذیری که از آن برخوردار است ، امکان تشخیص عدم اثر بخشی نتایج بسیار بیشتر از تشخیص کاستی ها در حوزه های دیگر است . از این رو یک ملاک عمومی محسوب می شود .
۲ – حفظ الگوی فرهنگی
حفظ الگوی فرهنگی به محافظت و پرورش سنت ها و هنجارهای فرهنگی اجتماع مربوط می شود . الگوهای فرهنگی در قالب مقررات و ضوابط رسمی یا غیر رسمی ،انتظارات، هنجارها و مفروضات و باورهای مقبول و مورد نظر را برای افراد مشخص می کند .
۳– یکپارچگی درونی
حوزۀ دیگر فعالیت های اساسی “حفظ یکپارچگی درونی” است . حفظ انسجام درونی مستلزم هماهنگی و اتحاد تیم های کاری در یک هویت واحد و ایجاد احساسی از هویت و وفاداری برنامه در میان عوامل اجرایی و شرکت کنندگان و فراهم آوردن احساسی از رضایت و خوب بودن بر آنهاست .
۴- انطباق با محیط های بیرونی
چهارمین حوزۀ فعالیت های اساسی نیاز به انطباق با محیط های بیرونی است .می توان انتظار داشت برنامه های اجرایی در پاسخ به ویژگی های موقعیتی منحصر به فردشان بر الگوی متفاوتی از فعالیت های اساسی تأکید ورزند اما فعالیت مذکور باید تا اندازه ای پیش بینی و انجام شوند. در واقع تأکید بیش از حد بر یک حوزه غالباً می تواند حوزه های دیگر را به خطر اندازد .
۲-۲-۱-۶- عوامل موثر بر اثربخشی یک سازمان

برای دانلود متن کامل این فایل به سایت torsa.ir مراجعه نمایید.