طرح جا و مکان از اولین موضوعاتی است که در تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و روشهای اداری مورد نیاز در یک مجتمع اداری – خدماتی پرداخته شود .
منطبق نبودن جا و مکان با وظایف یک سازمان باعث کندی و تراکم در کارها می‌شود . لذا با بکار بردن اصول صحیح طرح جا و مکان می‌توان به بهبود روشهای انجام کار و افزایش کارآیی اثربخش سازمان کمک کرد، بطوریکه طراحی صحیح و تخصیص فضای مناسب به کارکنان می تواند نتایج مثبت زیر را به همراه داشته باشد :
ایجاد رفاه و راحتی برای کارکنان در محل کار
افزایش بازدهی و سهولت انجام کار
کاهش زمان انجام کار
جلوگیری از تراکم و وقفه در کارها
کاهش هزینه‌های سرمایه‌ای
حداکثر استفاده از جا و مکان در تسهیل جریان امور
ایجاد تسهیلات و ارائه خدمات بهتر و بیشتر به ارباب رجوع
عوامل مؤثر بر طرح جا و مکان و نحوه استقرار سازمان اداری
طرح جا و مکان عبارتست از نمودار محل انجام کار ، طرز قرار گرفتن کارمندان در محیط کار و محل استقرار وسایل کار و تجهیزات اداری. در تهیه طرح فضای اداری عوامل متعددی دخالت دارند، لذا با تجزیه و تحلیل همه جانبه فضای اداری و همچنین با رعایت اصول تهیه طرح جا و مکان می‌توان طرح‌های قابل توجهی برای فضای اداری تهیه کرد این اصول عبارتند از
جریان گردش کار تا حد امکان باید بصورت مستقیم باشد تا از رفت و برگشت‌های زاید و از قطع مسیر سایر کارها جلوگیری شود .
محل استقرار کارکنانی که کارشان با هم ارتباط دارد نزدیک هم باشد .
تجهیزات و وسایل کار باید نزدیک محل کار و دسترس کارکنان باشد.
فضای تخصیص یافته به کارکنان باید باتوجه به احتیاجات ناشی از نوع کار آنان تعیین گردد .
بعنوان مثال محل‌هایی که آرام تر و بدون سروصدا باشند باید به کارمندانی اختصاص یابد که کار آنان نیاز به دقت و تمرکز فکری داشته باشد .
وسایل و تجهیزات غیر ضروری از محل کار دور نگه داشته شود تا فضای بیشتر ی برای کار آزاد گردد .
کارکنانی که برای انجام وظایف خود از وسایل مشترک استفاده می‌کنند باید نزدیک هم و از طرف دیگر نزدیک وسیله مورد نیاز قرار داشته باشند .
طرز استقرار میز و وسایل کارکنان و میز مدیر به نحوی باشد که توالی انجام کار رعایت گردد.
محل کار کارمندانی که با ارباب رجوع بیشتر در ارتباط هستند باید در نزدیکی درب‌های ورودی تعیین گردد تا ارباب رجوع مجبور نشود از قسمتهای مختلف عبود نموده و موجب ازدحام بی‌مورد در ساختمان شود .
طرح‌ریزی جا و مکان باید طوری باشد تا حد امکان، کار متحرک و کارمند ثابت باشد ، هر اندازه که از حرکت کارمند برای انجام کار جلوگیری شود، کارایی وسرعت عمل او بیشتر می‌شود .
وسایل سنگین تجهیزات صنعتی و مکانیکی حتی‌الامکان در طبقات پائین مستقر گردند.
اگر استقرار وسایل سنگین در طبقات بالا ضروری باشد، بهتر است آنها را در کنار دیوارها و نزدیک به ستونهای ساختمان قرار داد .
چنانچه لازم باشد در یک اطاق چند میز داده شود، بهتر است کلیه میزها رو به یک سمت داشته باشد.