تحقیق با موضوع عصر اطلاعات، انتقال اطلاعات، سلسله مراتب

نیمی از نیروی کار در کشورهای توسعه یافته را کارکنان اطلاعاتی تشکیل می دهند (مک لوید، به نقل از ابراهیمی نژاد و حسین زاده، 1388).
یکی از نام های دوره کنونی زندگی بشر، عصر اطلاعات و یا عصر اطلاعات وارتباطات است. علت این نامگذاری در واقع به خاطر توجه بسیار زیاد وفعالیت های گسترده ای است که در این دوران در زمینه جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات انجام گرفته و می گیرد.
در عصر حاضر مدیران نیاز پیداکردهاند که اطلاعات مربوط به اموری را که با آن سروکار دارند. بشناسند، گردآوری و تحلیل کنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه که در همه فعالیت های سازمانهای عصر حاضر بدون استثناء دیده می شوند، آن را مبادله کنند.
برخی از صاحب نظران مدیریت را مترادف با تصمیم گیری می دانند. لذا مدیر برای آنکه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات، راجع به وضعیت یا مشکلات مربوط به موضوعی که می خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد.
اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است که دانش و آگاهی آن سیستم را تشکیل می دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است.
اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات کسب کند، دانش آن پیوسته در حال افزایش و گسترش بوده واز حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید. رمز موفقیت هر مدیر و نظام مدیریت در هر سازمان این است که بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد.
بکوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیر مجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان بالاببرد.
دقت نماید که از یک طرف، سازمان با هجوم داده های جدید، در حالی که آمادگی درک یا پذیرش آنها را ندارد، مواجه نشود و از طرف دیگر، بین پیش داشته ها و یافته های جدید، شکاف عمیقی به وجود نیاید. چرا که اگر جز این شود، نظام مدیریت نه تنها به دلیل حضور حلقه های مفقوده فراوان، قادر به پیوند اطلاعات جدید بر پیکر سازمان نخواهد بود بلکه به لحاظ بیگانگی سازمان با اطلاعات جدید، توان هر گونه تصمیم گیری صحیح برای پیشرفت و توسعه را نیز از دست خواهد داد (قاضی زاده فرد، 1388).
2-2- تعاریف و مفاهیم
اعتقاد بر این است که اگر سازمان ها می دانستند که چه می دانند، سودآوری آنها سه برابر می شد(شریف زاده و بودلایی، 1387 ص 320).
لذا اطلاعات در سازمان ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. قبل از ورود به این بحث ابتدا لازم است تا برخی مفاهیم مرتبط با این موضوع مود تعریف قرار گیرد.

1-2-2- داده 3
داده سیستم ممکن است دارای سطح بالایی از عدم صحت و یا عدم ثبات باشند. اطلاعات درون یک حوزه مشخص نیز گاهی اشتباه و مبهم هستند یا اینکه به طور مناسب برای هدف مورد نظر سازماندهی نشده اند.
اطلاعات مورد نیاز برای یک وظیفه کسب و کار مشخص ممکن است قابل ارزیابی نباشند چرا که داده های آن هنوز ممکن است تکمیل نشده باشند. داده حقایقی هستند که یک پدیده را تشریح وتوصیف می کنند و ویژگی یا ویژگی هایی از پدیده را انتقال می دهند. داده به خودی خودمفهوم دارد، ولی کاربردی برای آن متصور نیست (صرافی زاده، 1389، ص 10).
داده ها، رشته واقعیت های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند. داده ها در واقع ماده خام برای پایگاه های اطلاعات هستند. همچنین داده یعنی مجموعه ای از حقایق مجزا از هم و مرتبط بایک واقعه، بنابراین به عنوان ثبت ساختارمند تعاملات درون سازمان تعبیر می شوند. داده ها اولین سطح از هرم اطلاعات را تشکیل می دهند و عبارتند از ارقام، اعداد، نمودارها و نظایر اینها که بخودی خود معنادار نیستند(بدرقه، 1389. ص 20).
از دیدگاه سازمانی، داده ها به درستی یک سلسله معادلات ثبت شده منظم تلقی می شوند به عنوان مثال حجم کالای خریداری شده توسط یک مشتری و مقدار پولی که بابت آن پرداخت می شود، هر یک داده ای خاص به شمار می رود البته این داده ها فاقد هر گونه اطلاعاتی درباره علت انتخاب این فروشگاه توسط مشتری هستند.
در سازمان های نوین، داده ها معمولاً در یک سامانه فن آوری ذخیره می شوند و توسط واحدهایی مانند واحد مالی، حسارداری و یا بازاریابی به سامانه تزریق می شوند (شریف زاده و بودلایی، 1387، ص 320).
2-2-2- اطلاعات4
اطلاعات یعتی داده های پرورده شده یا اطلاعات خامی که شکل و ساختار دارند، و یا به عبارتی دیگر سازمان یافته هستند. واژه information از فعل لاتین informare , informo به معنی شکل داده به چیزی است. واژه information از نظر علم بیان، ساخت بخشیدن به توده یا ماده نامنظم را تداعی می کند.
ساخت بخشیدنی که به ماده بدون حیات ونامربوط، معنی و حیات بدهد (رضائیان، 1374 ص 9).
امروزه واژه اطلاعات به طور متداول در کارهای روزانه ما بکار می رود. اگر اطلاعات در دسترس نباشد در انجام هر کاری با مشکل مواجه خواهیم شد.
در صورتی که اطلاعات بهصورت هدفمند ومعنی دار ارائه شود و عکس العملهای هوشمندانه ای در ذهن انسان برانگیزد درک انسان را روشن خواهد ساخت. اطلاعات ویژگی های خاصی دارد که عبارتند از:
الف) به بازنمایی افزوده می شود.
ب) به دانش افزوده می شود و آن را به روز می سازد. (جوادکار، 1382 ص112).

مطلب مرتبط :   پایان نامه با کلمات کلیدیکمالات ذات، عاشق و معشوق، حُسن و جمال، معرفت خدا

3-2-2- پایگاه داده ها5
پایگاه داده مجموعه ای یکپارچ
ه از عناصر داده های منطقی مرتبط است. یک پایگاه داده رکوردهای ذخیره شده در فایل های جداگانه را در یک ظرف مشترک داده ها بهم پیوند می دهد تا داده ها را برای استفاده های مختلف فراهم کند.
بنابراین، پایگاه داده شامل عناصر داده هایی است کهموجودیت هاو روابط میان موجودیت ها را توصیف می کنند (ابراین و ماراکاس 1389 ص150).
پایگاه داده ها مجموعه ای نظام یافته از اطلاعات و داده هایی است که به خوبی تعریف شده اند و تمام جوانب این مجموعه به صورت مرکزی و در ساختار کلی برای سازمان ایجاد وذخیره می شوند.
در یک سازمان با توجه به نیازها و عملیات آن، می توان یک یا چند پایگاه داده ایجاد کرد. ساختار و ذخیره سازی داده ها به گونه ای است که امکان اشتراک موجود بودن، قابلیت تکامل وانسجام داده ها را تسهیل کند.
پایگاه داده طرح سیستم اطلاعاتی را از طرح داده و مدیریت جدا می کن (جواد کار، 1382 ص241).
صرافی زاده (1389 ص 230) عنوان می کند که پایگاه داده، مجموعه ای از فایلهای مرتبط اند که براساس یک منطق سازماندهی و گروه بندی گردیده اند.
داده ها آنچنان یکپارچه و مرتبط هستند که از طریق مجموعه ای از برنامه های نرم افزاری می توان به کلیه آنها دست یافت. در محیط پایگاه داده مشکلات قبلی سیستمهای فایلینگ برطرف و تکرار، جداسازی و ناسازگاری داده که مختص محیط های فایلینگ بود، کمتر وجود داشته و داده ها می توانند به اشتراک دراختیار گروههای کاربران با نیازها مختلف قرار گیرند.
پایگاه دادهها جزء اصلی هر سیستم اطلاعاتی می باشد که در آن امکان ذخیره سازی، تجزیه وتحلیل، ترکیب، تلفیق و پردازش داده ها در رایانه فراهم می آید؛ به گونه ای که با کم ترین میزان اشغال فضای حافظه رایانه، سریع ترین و جامع ترین نوع پردازش بر روی داده ها و باکمترین خطا ممکن انجام پذیرد (قاضی زاده فرد، 1387 ص 232).
4-2-2- سازمان 6
سازمان یک ساختار اجتماعی رسمی و پایدار است که منابعی را از محیط دریافت می کند و برای تولید ستاده ها آن ها را پردازش می منماید.
این تعریف فنی بر سه مولفه از سازمان تمرکز می کند. سرمایه و نیروی کار، عوامل اولیه تولید هستند که توسط محیط تأمین می شوند.
سازمان این وارده ها را طی فرآیند تولید به محصولات و خدمات تبدیل می کند.(کنث.سی.لاودن و جین. پی.لاودن، 1389 ص113).
واژه سازمان به تعبیر محدود، به معنای مجموعه ای متشکل از عده ای نیروی انسانی که با استفاده از امکانات و تجهیزات و ابزار و وسایل لازم، کار یافعالیت خاصی را انجام می دهند تا به هدف ویژه ای که برای همه آنان مشترک است، دست پیدا کنند (سرمد، 1382 ص270).
البته باید ادعا نمود که برای سازمان تعریف واحدی وجود ندارد و هر کس بسته به ذوق و سلیقه خود آن را به گونه ای تعریف می کند. برای روشن تر شدن موضوع به برخی از این تعاریف اشاره می شود:
سازمان ها در قالب فعالیت های گروهی تعریف می شوند و مقصود از تشکیل آنها دستیابی به هدف های خاصی است که به صورت مستمر در پی کسب آنها بر می آیند.
سازمان ها ویژگی خاصی هم دارند که عبارتنداز وجود مرزهای کم و بیش ثابت، یک سلسله مراتب اداری و نوعی نظم یا ترتیب مدیرانه، یک سیستم ارتباطات و سیستم انگیزش که موجب می گردد افرادی در سایه همکاری، در صدد تأمین هدفهای مشترک برآیند (ریچارد اسکات 7، به نقل از قاضی زاده فرد، 1387 ص 152).
واژه سازمان دو معنا دارد، معنای اول عبارت است از یک موسسه یا گروه وظیفه ای، سازمان بازرگانی، بیمارستان ودانشگاه، موسسه می باشند. معنای دوم عبارت است از ترتیبی از افراد در موسسه با در نظر گرفتن مفهوم تقسیم کار، اختیار، مسئولیت وتصمیم گیری طوری که موسسه یک سیستم با ثبات محسوب شود و به طور منسجم برای دستیابی به اهداف عمل کند (جوادکار، 1382ص 50).
قاضی زاده فرد (1387 ص 153) معتقد است که سازمان عبارت است از مجموعه ای از عناصر وا جزا و پدیده ها (کارکنان، تجهیزات، ابزار، رایانه، سیستم های اطلاعاتی، ساختمان …) که در تعامل با یکدیگر بوده و دارای آثار متقابل نسبت به هم می باشند و به وسیله مرزهای شناخته شدهای (ملموس و غیر ملموس) از سازمان ها وسیستم های محیط خود، جدا شده و هدفهای نهایی و مشترکی را دنبال می نمایند.
سازمان عبارتست از اجتماع انسان هایی با عقاید و ایدئولوژی های مختلف که متفق القول برای به ثمر رسانیدن یک یا چند هدف مشخص و معین با یکدیگر همگامی و هماهنگی نبوده، از کلیه امکانات تکنولوژی، منابع مادی و نیروی انسانی توام استفاده می کنند و هر یک از اعضاء یا گروه های شرکت کننده در قبال این که از خود فعالیتی را بروز می دهد، منفعتی را دریافت می دارد(پرهیزکار، 1372).
سازمان عبارتست از یک رشته روابط منظم و عقلانی بین افرادی که وظایف پیچیده و متعددی را انجام می دهند و کثرت تعداد آنان به قدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند و سازمان به منظور تأمین هدف های مشترک خاصی برقرار می گردد.
بطور کلی می توان در یک جمع بندی نهایی، سازمان را به صورت زیر تعریف نمود: سازمان عبارتست از مجموعه ای متشکل از گروهی انسان با توانایی ها و ویژگی های مختلف که در جهت رسیدن به هدف یا اهداف از پیش تعیین شده، با استفاده از ابزار و لوازم موجود و قابل دسترسی، در پرتو روش های خاص انجام کار، تحت سرپرستی با هدایت یک یا چن مدیر و با رعایت موازیت و مقررات مشخص با یکدیگر همکاری می کنند و جهت بهبود و پیشرفت سازمان به دنبال نوآوری و آموزش نیروی انسانی خویش هستند (بدرقه 1389ص 22).
5-2-2-نظام8
یک نظام می تواند به طور ساده به این صورت تعریف گردد که از آن به عنوان یک گروه از عناصر متقابل و در ارتباط با هم، که یک شکل واحد را به وجود می آورند یاد می شود شکل (1-2).
در تعریف جامعه یک نظام اطلاعات یک گروه از مولفه های در ارتباط با هم است که با هم برای رسیدن به یک هدف به وسیله قبول نهاده ها و تولید برونداد در یک فرآیند تبدیلی سازماندهی شده با هم کار می کنند. چنین سازمانی یک سازمان پویا نامیده می شود که دارای سه مولفه یا کارکرد اصلی است که عبارتند از:
– نهاده : در برگیرنده عناصری است که باید وارد نظام شوند تا مورد پردازش قرار گیرند.
– پردازش: فرآیندهای تبدیلی که نهاده را به برونداد تغییر می دهند را شامل می گردد.
– برونداد: که شامل عناصر تغییر یافته ای که به وسیله یک فرآیند تبدیلی به مقصد نهایی می رساند.

مطلب مرتبط :   پایان نامه ارشد دربارهحسابرس مستقل، حسابرسان مستقل، حسابداران

شکل (1-2): مولفه ها و ویژگی های اساسی یک نظام
دو مولفه دیگر که در حال حاضر معمول هستند و به خود نظارتی یا خود نظمی و یا نظام سایبرنتیک نامیده می شود در ذیل آمده است:
بازخورد: که داده هایی را در بازده عملکرد نظام را شامل می شود.
کنترل: که شامل بازخورد نظارت وارزشیابی به تعیین این که یک نظام در جهت دستیابی به هدفش حرکت می کند. کارکرد کنترل برای تعدیل کردن نهاده ها ومولفه های پردازش برای تولید یک محصول مناسب است(بدرقه، 1389 ص 23).
6-2-2- نظام اطلاعات9
در یک تعریف ساده می توان گفت که تمامی فعالیت هایی را که به کمک رایانه صورت می پذیرد نظاماطلاعاتی می گویند از سیستم های سخت افزار پیچیده تا گزارش های حسابداری، از سیستم های بازده قوی که موقعیت فضا پیماها را ترسیم می نمایند تا منابع داده های اولیه نظیر حساب ها وصورت حسابها، از بانک های اطلاعاتی مرکزی که اطلاعات را جمع آوری می کند، سامان می دهد، ذخیره و تلخیص می کند تا سیستم های ذخیره کنونی که از بیست سال پیش وجود داشته است، از سیستم های ترکیبی جامع مدیریت مرکزی تا ترمینال های از راه دور متخصصان که به رایانه متصل است جملگی بیانگر نظام اطلاعاتی است (رضائیان، 1385).
1-6-2-2- مولفه های نظام اطلاعات10
مفاهیم نظام ها می تواند برای ما این مسئله را روشن سازد که یک نظام اطلاعات چگونه کار می کند شکل (2-2).
یک مدل نظام اطلاعات در جایی است که منابعی شامل افراد، سخت افزار، نرم افزار را با انجام دادن نهاده، پردازش، برونداد و فعالیت های ذخیره و کنترل که منابع داده ها را به تولیدات اطلاعاتی تبدیل می کند را به تصویر کشیده است.

شکل (2-2): مولفه های یک نظام اطلاعات (بدرقه، 1389 ص24)

3-2- علل بر پا نمودن نظام های اطلاعات در سازمان ها
پاسخ به پرسش “چرا سازمان نظام اطلاعات را برگزیده است؟”، در آغاز ساده به نظر می رسد؛ سازمانها برای کارایی بیشتر، صرفه جویی در منابع ارزشمند وکاهش نیروی کار و هزینه ها، به این کار دست زده اند.
شاید در گذشته این پاسخ درست بوده است، ولی اکنون با همه اهمیت آن، تنها دلیل روی آوردن به نظام های اطلاعات نیست. امروزه نیز در برپایی نظام های اطلاعات انتظار افزایش کارایی و بهره وری مطرح است ولی کار به جایی رسیده است که بدون این نظام ها ادامه کسب و کار ناشدنی است. برای تصمیم گیری های سنجیده، برآوردن خواسته های رو ب